DEANOX · Sekretariat für Betriebe
Das Sekretariat, das Ihr Betrieb nicht hat.
Anfragen, Termine, Erinnerungen – alles an einer Stelle. Wir richten es ein, Sie schauen nur noch rein.
kostenlos · unverbindlich · ab 250 € im Monat zzgl. USt.
AnfragenTermineErinnerungenRechnungenBestellungenDienstplanWebsite – und der Rest.
Ich habe …
Andere verkaufen Ihnen Software. Wir übernehmen die Arbeit.
Keine Software, die Sie lernen müssen.
Wir richten alles ein, wir pflegen es, wir passen es an. Sie schauen in eine Liste – mehr nicht.
Kein Projekt, das Sie steuern müssen.
Kein Lastenheft, keine Schulung, keine IT-Firma. Ein Gespräch, ein Vormittag – nach 30 Tagen läuft Ihr System.
Keine Bindung an unsere Technik.
Ihre Website und Ihre Daten gehören Ihnen. Sie können jederzeit alles exportieren – auch wenn Sie gehen. Sechs Monate Mindestlaufzeit, danach monatlich kündbar.
DIE HÄUFIGSTEN
Sieben Dinge, die ab dem ersten Tag im Betrieb nicht mehr Ihre Aufgabe sind
01Ihre Erreichbarkeit.
Anrufe, E-Mails und WhatsApp-Nachrichten laufen an einer Stelle zusammen.
Was auf dem Band landet, steht wenige Minuten später als Text in Ihrer Liste.
02Ihre Termine.
Kunden buchen selbst, online, rund um die Uhr.
Sagt jemand ab, bekommt der Nächste auf der Warteliste den Platz angeboten – per Nachricht, nicht per Anruf.
03Ihre Erinnerungen.
Kunden werden vor dem Termin erinnert.
Fristen und Wiedervorlagen melden sich bei Ihnen, nicht umgekehrt – mit dem Vorlauf, den Sie festlegen.
04Ihre Rechnungen und Mahnungen.
Nach dem Termin geht die Rechnung raus.
Bleibt sie offen, geht die Mahnung – ohne dass Sie das Gespräch führen müssen.
05Ihre Bestellungen und Ihr Inventar.
Unterschreitet der Bestand Ihre Grenze, liegt die Bestellung fertig vor.
Sie geben frei.
06Ihr Dienstplan.
Schichten und Urlaub werden geplant, Ruhezeiten nach Arbeitszeitgesetz vorgeprüft.
Die Freigabe bleibt bei Ihnen.
07Ihre Website.
Von uns gebaut, gepflegt, aktualisiert und gesichert.
Ihre Domain bleibt Ihr Eigentum.
+ Und was bei Ihnen sonst anfällt.
Nicht jeder Betrieb braucht dasselbe. Was bei Ihnen täglich Zeit kostet, klären wir im Erstgespräch.
Alle Leistungen ansehen →Im Alltag
Ein Tag, den Sie sonst allein tragen
Dieselben Ereignisse – nur ohne dass Sie hinterherlaufen.
07:40
bevor Sie aufschließen
Drei Anrufe sind schon durch. Der Anrufbeantworter nimmt sie an, die Nachricht wird automatisch verschriftet. Wenn Sie die Tür öffnen, steht in Ihrer Liste, was die drei gesagt haben.
11:20
zwischen zwei Kunden
Ein Blick aufs Handy: was heute noch kommt, was offen ist, was im Lager knapp wird. Zwanzig Sekunden, und Sie wissen, wie Ihr Betrieb steht.
14:00
eine Absage
Ein Kunde sagt für morgen ab. Wir melden uns automatisch bei denen, die auf einen früheren Termin gewartet haben. Die Lücke schließt sich, ohne dass jemand telefoniert.
19:30
Feierabend, der einer ist
Die Rechnungen sind raus. Die Erinnerungen für morgen sind verschickt. Was nächsten Monat ausläuft, haben Sie heute Mittag gesehen – nicht in vier Wochen.
Und der Sonntagabend, den Sie zurückbekommen.
Der Dienstplan für nächste Woche steht. Ruhezeiten geprüft, Verfügbarkeiten berücksichtigt, fair verteilt. Sie haben ihn geprüft und freigegeben. Zehn Minuten statt zwei Stunden.
Was wir nicht sind: Wir sind kein Telefondienst mit Menschen am Apparat und kein Ersatz für Ihr Urteilsvermögen. Wir digitalisieren alles, was sich digitalisieren lässt. Der schwierige Anruf, die Ausnahme, die Entscheidung – die bleiben bei Ihnen.
DAS SYSTEM
So sieht es bei Ihnen aus
Kein Programm, das Sie bedienen müssen. Eine Ansicht, in die Sie morgens einmal schauen.
Alle Anfragen an einer Stelle
Anruf, WhatsApp, E-Mail – eine Liste. Was jemand aufs Band gesprochen hat, steht wenige Minuten später als Text darunter.
Ihr Tag auf einen Blick
Was heute noch kommt, was offen ist, was im Lager knapp wird. Zwanzig Sekunden, und Sie wissen, wie Ihr Betrieb steht.
Der Dienstplan, den Sie nur noch freigeben
Ruhezeiten vorgeprüft, Verfügbarkeiten berücksichtigt, fair verteilt. Sie schauen drüber und geben frei.
Auf Handy und Rechner, ohne Installation.
DER UNTERSCHIED
Andere verkaufen Ihnen Software. Wir übernehmen die Arbeit.
Sie haben vielleicht schon Software gekauft, die keiner benutzt. Das liegt selten an der Software. Es liegt daran, dass niemand Zeit hatte, sie einzurichten.
Sie richten das System ein, pflegen es, lernen es
Wir richten es ein und pflegen es. Sie nutzen es
Bei Problemen: Hilfe-Center, Forum, Ticket-Warteschlange
Bei Problemen: ein fester Ansprechpartner, der Ihren Betrieb kennt
Neue Mitarbeiter müssen erst geschult werden
Neue Mitarbeiter werden von uns eingerichtet
Sie sind für den laufenden Betrieb verantwortlich
Läuft etwas nicht, ist es unser Problem – nicht Ihres
Änderungen macht, wer gerade Zeit hat
Änderungen sagen Sie uns, wir setzen sie um
BRANCHEN
Was in Ihrem Betrieb konkret anders läuft
Fünf Branchen – Sie nehmen die Leistungen, die bei Ihnen Arbeit machen.
Gesundheitswesen
Physiotherapie
Rezepte stapeln sich, bis eine Frist abläuft – und die Kasse kürzt. Fristen und Folgetermine melden sich bei Ihnen, bevor es knapp wird.
Ergotherapie
Ein Termin hängt oft an mehreren Beteiligten – Angehörigen, Einrichtungen, Ärzten. Die Abstimmung läuft über Nachrichten statt über drei Telefonate zwischen zwei Behandlungen.
Logopädie
Therapieverläufe über Monate, mit Verordnungen, die mittendrin auslaufen. Sie werden erinnert, bevor eine Lücke im Verlauf entsteht.
Podologie
Verordnung, Selbstzahler, Kassenleistung – bei jedem Termin etwas anderes. Wiederkehrende Behandlungen planen sich von selbst ein, ohne dass jemand hinterhertelefoniert.
Osteopathie & Heilpraxis
Keine Kassenabrechnung, dafür jede Rechnung selbst. Sie gehen nach dem Termin raus, statt sonntags am Küchentisch geschrieben zu werden.
→ Praxen starten meist mit Erreichbarkeit, Terminen, Fristen und Rechnungen.
WhatsApp und Instagram bieten wir Praxen nicht an. Patientenanfragen laufen dort über Meta – das halten wir bei Gesundheitsdaten nicht für den richtigen Weg. Anrufe und E-Mails laufen bei Ihnen trotzdem an einer Stelle zusammen.
Beauty & Wellness
Kosmetik & Nagelstudio
Anfragen kommen über Instagram, WhatsApp und zwischendurch per Anruf. Alle drei landen in einem Kalender – und wer nicht absagt, hat vorher zweimal eine Erinnerung bekommen.
Friseursalon
Kunden wollen zu ihrem Stylisten, nicht in Ihren Salon. Gebucht wird direkt bei der Person, und wer krank wird, sieht sofort, welche Termine umgelegt werden müssen.
Massage & Wellness
Gutscheine kommen im Dezember rein und werden im Mai eingelöst – wenn man sie wiederfindet. Bei Ihnen liegen sie im System.
→ Salons starten meist mit Erreichbarkeit, Terminen, Erinnerungen und Dienstplan.
→ Die ersten Salons richten wir gerade ein. Im Erstgespräch klären wir, was bei Ihnen konkret anders läuft.
Kfz & Werkstatt
Kfz & Werkstatt
Kostenvoranschläge gehen raus, bevor der Kunde nachfragen muss. Ersatzteile sind da, wenn sie gebraucht werden, Hebebühne und Leihwagen sauber verplant.
→ Werkstätten starten meist mit Erreichbarkeit, Terminen, Angeboten und Material.
→ Die ersten Werkstätten richten wir gerade ein. Im Erstgespräch klären wir, was bei Ihnen konkret anders läuft.
Handwerk & Bau
Handwerk & Bau
Angebote gehen raus, bevor der Kunde einen anderen Handwerker anruft. Material liegt bereit, Leute und Fahrzeuge sind nicht an zwei Baustellen gleichzeitig eingeplant.
→ Handwerksbetriebe starten meist mit Erreichbarkeit, Angeboten, Material und Dienstplan.
→ Die ersten Handwerksbetriebe richten wir gerade ein. Im Erstgespräch klären wir, was bei Ihnen konkret anders läuft.
Fahrschulen
Fahrschulen
Fahrstunden, Theorie und Prüfungstermine liegen an einer Stelle – Schüler buchen selbst, ohne dass jemand telefoniert.
→ Fahrschulen starten meist mit Erreichbarkeit, Terminen, Erinnerungen und Rechnungen.
→ Die ersten Fahrschulen richten wir gerade ein. Im Erstgespräch klären wir, was bei Ihnen konkret anders läuft.
Prozess
Vier Schritte. Kein IT-Projekt.
Von der ersten Frage bis zum laufenden System: sechs bis sieben Wochen. Ihr Aufwand darin: ein Gespräch, ein Vormittag und eine Freigabe.
Erstgespräch – 20 Minuten
Sie erzählen, wo es im Alltag hakt. Wir sagen Ihnen offen, ob Deanox dafür das Richtige ist. Wenn nicht, sagen wir das auch.
Aufnahmetermin – ein Vormittag
Vorher unterschreiben wir den Auftragsverarbeitungsvertrag, dann nehmen wir Ihren Betrieb auf: Abläufe, Ausnahmen, laufende Termine und Kundendaten. Sie müssen nichts abtippen.
Im Raum Berlin und Brandenburg vor Ort, sonst per Video.
Einrichtung – 30 Tage, ohne Sie
Wir bauen Website, Kalender, Kommunikation und Auswertungen auf. Sie arbeiten normal weiter. Am Ende schauen Sie einmal drüber und geben frei – oder sagen, was noch fehlt.
Einlaufen – die ersten zwei Wochen im Betrieb
Jetzt zeigt sich, was im Alltag anders läuft als besprochen: Ausnahmen, Sonderfälle, Formulierungen. Wir justieren nach, ohne dass Sie darum bitten müssen.
Betrieb – ab dann dauerhaft
Es läuft. Änderungen sagen Sie uns, wir setzen sie um. Neue Mitarbeiter richten wir ein. Einmal im Monat bekommen Sie eine Übersicht über Auslastung, Umsatz und offene Posten.
ZUGRIFF
Ein System, vier Sichten.
Jeder sieht, was er für seine Arbeit braucht – und nichts darüber hinaus. Wer was sieht, legen Sie selbst fest.
INHABER
Alles.
Wie der Tag ausgelastet ist. Welche Anfragen offen sind. Was diesen Monat reinkam und was noch aussteht. Wer wann eingeplant ist. Wie sich die Zahlen zum Vormonat entwickeln. Es gibt keine Ansicht, die Ihnen verschlossen ist.
EMPFANG
Anfragen, alle Kalender, Terminvergabe.
Keine Löhne, keine betriebswirtschaftlichen Zahlen.
MITARBEITER
Den eigenen Tag: Termine, Kunden, Dienstplan. Keine Umsätze, keine Daten der Kollegen.
KUNDEN
Nur sich selbst: eigene Termine, eigene Unterlagen.
Auf Handy und Rechner, ohne Installation – alles läuft im Browser. Wer will, legt sich das Symbol auf den Startbildschirm, dann öffnet es sich wie eine App. Auf dem Handy Ihrer Kunden steht Ihr Name und Ihr Logo, nicht unseres.
DATENSCHUTZ
Gespeichert in Deutschland. Jeder Dienstleister mit Namen.
Wo Ihre Daten liegen
Kundendaten, Termine und Dokumente liegen bei Hetzner in Deutschland. Deutsches Unternehmen, deutsches Rechenzentrum, deutscher Vertrag. Unsere Website-Statistik läuft auf unserem eigenen Server – kein Google Analytics.
Wer sie außerdem verarbeitet
Für Sprache und Verschriftung nutzen wir Google Vertex AI im Rechenzentrum Frankfurt, für Telefonie Twilio, für WhatsApp und Instagram Meta Ireland. Alle drei stehen mit Zweck, Ort und Datenart im AVV – bevor Sie unterschreiben, nicht danach.
Was Sie unterschreiben
Einen fertigen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, inklusive aller Unterauftragsverarbeiter. Bei Heilberufen mit der Verpflichtung nach § 203 StGB. Sie bekommen ihn vor dem Aufnahmetermin – Zeit genug, ihn prüfen zu lassen.
Was heute vielleicht anders läuft: Kundenanfragen in einem privaten Postfach sind keine Auftragsverarbeitung. Genau das ist der Unterschied, den eine Prüfung sieht.
Datenschutzerklärung →Ihr Vorteil
Was entgeht Ihnen jeden Monat?
Zwei Angaben reichen – das Ergebnis aktualisiert sich sofort. Ohne Anmeldung.
Schritt 1 · Ausgangslage
Verpasste Anfragen / Anrufe
pro Monat
Was ein Kunde im Schnitt wert ist
in Euro
Schritt 2 · Annahmen
Konservative Schätzwerte – Sie können sie anpassen.
Wie viele Anfragen werden zu Kunden?
20 %
Zeitersparnis durch Automatisierung
50 %
Stunden / Tag
manuelle Verwaltung
Wert Ihrer Zeit
Stundensatz
Ihnen entgehen im Monat
845 €
432 € Umsatz, den Sie heute verlieren. Und 17 Stunden, die Sie nicht behandeln. Im Jahr sind das 10.140 €.
Beispielhafte Schätzung. Ihr Ergebnis kann abweichen. Diesen Wert erreichen Sie mit dem vollen Umfang. Deanox kostet ab 250 € im Monat, komplett 550 € – zzgl. USt.
Wir schicken Ihnen das Ergebnis als PDF und verwenden Ihre Adresse nur dafür. Näheres in der Datenschutzerklärung.
Sie entscheiden, was Sie abgeben.
Fünfzehn Leistungen stehen zur Auswahl. Sie nehmen nicht alle – Sie nehmen die, die bei Ihnen gerade Arbeit machen.
Komplett
Das ganze Sekretariat.
550 € im Monat zzgl. USt.
Einrichtung einmalig 2.999 € zzgl. USt.
Alle fünfzehn Leistungen – und alles, was dazukommt. Neue Leistungen sind automatisch enthalten.
Ihr Ergebnis aus dem Rechner: 845 € im Monat. Nach elf Monaten haben Sie die Einrichtung wieder drin. Im ersten Jahr bleiben 541 € übrig – danach 295 € im Monat.
Kostenloses Erstgespräch · 20 Minuten →kostenlos · unverbindlich
Sie wollen kleiner anfangen?
Basis
250 € im Monat zzgl. USt.
Einrichtung einmalig 1.999 € zzgl. USt.
Vier Leistungen frei wählbar
Erstgespräch →Wachstum
350 € im Monat zzgl. USt.
Einrichtung einmalig 2.499 € zzgl. USt.
Acht Leistungen frei wählbar
Erstgespräch →Erweitern jederzeit, ohne neuen Vertrag. Was Sie schon zahlen, wird angerechnet.
Bis 10 Mitarbeiter, ein Standort. Darüber sagen wir Ihnen den Aufpreis vor der Beauftragung – nie danach.
In jedem Paket enthalten
Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO · Kundendaten in Deutschland · ein fester Ansprechpartner · Reaktion werktags binnen 12 Stunden · Datenexport jederzeit · Ihre Domain auf Ihren Namen · monatlicher Bericht
6 Monate Mindestlaufzeit, danach monatlich kündbar zum Monatsende mit einem Monat Frist.
Startgarantie: 30 Tage.
Wenn Ihr System 30 Tage nach dem vereinbarten Termin nicht läuft, zahlen Sie für diesen Zeitraum keinen Monatsbeitrag. Läuft es auch nach weiteren 30 Tagen nicht, endet der Vertrag und Sie bekommen die Einrichtung zurück. Bevor wir abschalten, bekommen Sie einen vollständigen Export Ihrer Daten in offenen Formaten und Ihre Domain. Wir löschen erst danach, frühestens 30 Tage nach der Übergabe.
Fair Use statt Nachberechnung.
Wir schalten nichts ab und rechnen nichts automatisch nach. Wenn Ihr Verbrauch dauerhaft über dem liegt, was Ihr Paket abdeckt, melden wir uns und schlagen Ihnen ein passendes vor. Berechnet wird nur, was Sie vorher bestätigt haben.
Datenübernahme inklusive.
Die Übernahme Ihrer bestehenden Kunden- und Termindaten ist in der Einrichtung enthalten. Bei sehr großen Beständen sagen wir Ihnen vor der Beauftragung, was dazukommt – nie danach.
Für wen sich Deanox nicht lohnt: Wenn Sie unter drei Mitarbeitern haben und mit Ihrer aktuellen Lösung zurechtkommen, sind 250 € im Monat schwer zu rechtfertigen. Das sagen wir Ihnen im Erstgespräch offen – lieber kein Kunde als ein unzufriedener.
„Und was, wenn es Sie irgendwann nicht mehr gibt?"
Eine berechtigte Frage – vor allem, weil wir Ihnen anbieten, Ihre ganze Verwaltung zu übernehmen. Deshalb steht das Wichtigste im Vertrag, bevor Sie unterschreiben:
Ihre Website gehört Ihnen.
Die Domain wird von Anfang an auf Ihren Namen registriert, nicht auf unseren. Inhalte und Gestaltung ebenfalls. Jederzeit übertragbar, ohne Ablösesumme.
Ihre Daten können Sie jederzeit exportieren.
Vollständig, in offenen Formaten, ohne dass Sie fragen müssen.
Es gibt eine dokumentierte Übergabe.
Jeder andere Dienstleister kann übernehmen – ohne dass jemand Ihren Betrieb neu erklären muss.
Keine technische Bindung.
Nichts liegt in einem Format, das nur bei uns funktioniert.
Und wenn uns etwas zustößt: Ihre Daten liegen nicht auf unseren Rechnern, sondern bei Hetzner in Deutschland.
Wir sind ein kleines Unternehmen. Wir sagen Ihnen lieber vorher, wie ein Ausstieg funktioniert, als Sie das im Ernstfall herausfinden zu lassen.
FAQ
Kurz beantwortet
Noch unsicher?
Im Erstgespräch klären wir, welche Leistungen zu Ihrem Betrieb passen und wie ein Einstieg aussehen könnte – unverbindlich, in etwa 20 Minuten.
Erstgespräch anfragenEINWÄNDE
Nein. Wir ersetzen nicht, was funktioniert. Wenn Ihre Abrechnung läuft, bleibt sie – wir übernehmen alles drumherum: Anfragen, Termine, Erinnerungen, Rechnungen, Website. Was doppelt wäre, klären wir im Erstgespräch.
PRAXIS
VERTRAG UND DATEN
Zwanzig Minuten, und Sie wissen, ob es passt.
Kein Verkaufsgespräch, keine Präsentation. Sie erzählen, wo es hakt. Wir sagen Ihnen, was wir übernehmen würden, was es kostet, und ob es sich für Ihren Betrieb überhaupt rechnet.
Kostenloses Erstgespräch anfragen →Kostenlos · unverbindlich · 20 Minuten · Sie brauchen nichts vorzubereiten
Oder rufen Sie an: Nummer folgt
Wir richten jeden Betrieb selbst ein. Deshalb nehmen wir nur so viele auf, wie wir betreuen können.